Hur förbereder du dina deltagare inför ett digitalt event?

Ett välproducerat digitalt event kan falla platt om saker inte är på plats. Tekniska problem, förvirring kring inloggning eller en känsla av att inte riktigt veta vad som väntar sänker upplevelsen innan programmet ens har börjat. Här är hur du förbereder dina deltagare på rätt sätt.

‍

Skicka bekräftelsen direkt och gör den tydlig

Så snart någon registrerar sig ska de få en bekräftelse med all information de behöver. Inte en lång text med allt möjligt, utan exakt det som är relevant:

• Datum och tid, inklusive tidszon om deltagarna befinner sig på olika platser.
• Länk till eventet och hur de loggar in.
• Vad de behöver ha förberett, till exempel en profil eller ett konto på plattformen.
• Vem de kontaktar om något inte fungerar.

En tydlig bekräftelse minskar antalet supportfrågor dagen före eventet markant.

‍

Skicka en påminnelse

En till två dagar innan eventet bör deltagarna få en påminnelse. Kombinera gärna den med tips som bra internetuppkoppling, uppdaterad webbläsare och att deltagaren har ljud påslaget på datorn. Det här är ett enkelt steg som sparar mycket tid och frustration på eventdagen.

‍

Presentera programmet i förväg

Deltagare som vet vad de kan förvänta sig är mer engagerade när eventet väl börjar. Skicka ut ett program i god tid och lyft gärna fram de delar där de kan vara aktiva, till exempel Q&A-sessioner, omröstningar eller gruppdiskussioner.

Om det finns möjlighet att skicka in frågor i förväg är det ett bra sätt att öka engagemanget redan innan eventet börjar. Det ger också talarna en chans att förbereda sig på vad publiken faktiskt undrar över.

‍

Öppna plattformen tidigt på eventdagen

Se till att deltagarna kan logga in innan programmet startar. En bra eventplattform gör det enkelt att testa ljud, bild och uppkoppling i förväg — så att eventuella tekniska problem löses utan stress. Det skapar också en naturlig mötesplats för de som vill mingla digitalt innan det officiella programmet drar igång.

Ha en moderator eller teknisk support tillgänglig under denna tid. En deltagare som inte kommer in och inte får hjälp direkt riskerar att ge upp.

‍

Välkomna deltagarna aktivt när de ansluter

Det låter självklart men glöms ofta bort: en personlig välkomstfras i chatten eller från moderatorn när deltagarna loggar in sätter tonen för hela upplevelsen. Det signalerar att någon ser dem och att de är välkomna, vilket är extra viktigt i ett digitalt format där det är lätt att känna sig anonym.

‍

Vill du skapa en smidigare deltagarupplevelse?

Coeo hjälper er att sätta upp hela deltagarresan — från registrering och kommunikation till genomförande och uppföljning. Kontakta oss så berättar vi mer.

→ Kontakta Coeo: info@coeo.events eller boka en demo!